Om lärosätet är med i projektet och det inte bara är den enskilde läraren /forskaren som medverkar på sin fritid, så är all information som skapas hos den svenska myndigheten / högskolan förvarad och upprättad, och den information som delas från de andra parterna förvarad och inkommen. Det innebär att journalisten har rätt att få ut alla de handlingar om projektet som antingen skapats, förvaras eller är tillgängliga för myndigheten. Offentlighet är regel och informationen måste lämnas ut skyndsamt när någon begär detta. Du har inte rätt att fråga om varför eller till vad uppgifterna ska användas. Finns det inte stöd i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) för att hemlighålla en handling så måste den lämnas ut. En myndighet får ta betalt för papperskopior men enbart ett lågt självkostnadspris.
Även det som universitetets / myndighetens anställda skriver i sociala medier i sin yrkesroll är allmänna handlingar och ska bevaras och ordnas så att de kan visas på begäran. Det räcker dock med att den som vill ta del av en allmän handling får se den på plats, exempelvis på lärarens / forskarens dator.
Allt som förvaras och eller skapas hos en högskola/myndighet anses som en allmän handling. Om högskolan, läraren själv eller någon annan i projektet har spelat in webbseminarium, lektioner eller webbmöten har ingen betydelse. Är det tillgängligt och en del av projektet är det en allmän handling. Men, innan man lämnar ut något är det viktigt att ta reda på om eventuellt någon regel i offentlighets- och sekretesslagen måste tas hänsyn till. Det kan exempelvis gälla personer med skyddad identitet som råkar förekomma på en inspelad föreläsning eller projektmöte. Att man behöver lämna ut en allmän handling är inte detsamma som att den som får ta del av den kan sprida den vidare, publicera den på nätet etc. Journalisten har enbart rätt att ta del av den för eget bruk.
När det gäller arkivering ska de vanliga arkivreglerna beaktas vilka i första hand bestäms av den lokala institutionen. Är man osäker på hur arkivreglerna ska tolkas, fråga lärosätets registrator.
För att undvika problem gäller det att tänka efter före och ha en god ordning på sina handlingar. Se alltid till att gallra sånt som inte ska bevaras. Anställda behöver också känna till och följa de riktlinjer som finns för användingen av sociala medier i tjänsten samt informera sina studenter och andra berörda (exempelvis andra deltagare i EU-projekt) vad den svenska offentlighetsproncipen innebär. |
