Viktiga begrepp

Begreppen "handling" och "allmän handling"

Enligt TF är en handling en framställning (tryckt information) i skrift eller bild – men också en upptagning (digital information) som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med hjälp av något tekniskt hjälpmedel.

Ordet "handling" betecknar alltså inte enbart ett papper med skrift eller bilder på, utan också t.ex. en video- eller bandinspelning eller den registrering som sker på en hårddisk, diskett eller CD-skiva. Detta beskrivs också som "medieburen information".

För att en handling ska bli en allmän handling krävs både att handlingen förvaras hos universitetet (/myndigheten etc.) och att handlingen enligt särskilda regler kan anses vara inkommen eller upprättad vid universitetet (/myndigheten etc.).

Begreppet "förvarad"

Beträffande pappersdokument av skilda slag är det ofta lätt att avgöra när de enligt TF skall anses vara förvarade hos universitetet (/myndigheten etc.). Så snart någon av universitetets anställda har eller kan få fysisk tillgång till dem (vanligen inom universitetets lokaler men även utanför – t.ex. vid hemarbete eller tjänsteresa) kan man i praktiken utgå från att förvaringskravet är uppfyllt. Observera att det saknar betydelse om handlingen i sig är diarieförd eller inte.

När det gäller elektroniskt lagrad information kan det ibland vara svårare att avgöra vad som kan anses vara förvarat. Detta gäller särskilt s.k. potentiella handlingar – d.v.s. sammanställningar av olika elektroniska uppgifter som ännu inte finns framtagna i läsbar form. Detta gäller exempelvis för de datasystem av skilda slag som universiteten förfogar över (t ex LADOK ).

Med hjälp av lagrad information kan genom speciella körningar särskild information skapas. Vägledande vid en prövning är den s.k. likställighetsprincipen. Denna innebär att det som är tillgängligt för universitetet att göra beträffande "potentiella" handlingar skall också vara tillgängligt för allmänheten. Detta gäller under förutsättning av att den tekniska sammanställningen kan ske genom s.k. rutinbetonade åtgärder.

Universitet och högskolor är också skyldiga "att gentemot en enskild person, i förekommande fall, dels kunna anpassa tillgängliga standardprogram och göra nödvändiga bearbetningar av data som kan vara uppdelat i skilda register, dels framställa nya datorprogram – om detta kan ske genom en enkel arbetsinsats och utan nämnvärda kostnader".