Legala handboken startsida
Följ och gilla oss på Facebook
 

Viktiga begrepp

Begreppen "handling" och "allmän handling"

Enligt TF är en handling en framställning (tryckt information) i skrift eller bild – men också en upptagning (digital information) som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med hjälp av något tekniskt hjälpmedel.

 

Ordet "handling" betecknar alltså inte enbart ett papper med skrift eller bilder på, utan också t.ex. en video- eller bandinspelning eller den registrering som sker på en hårddisk, diskett eller CD-skiva. Detta beskrivs också som "medieburen information".

 

För att en handling ska bli en allmän handling krävs både att handlingen förvaras hos universitetet (/myndigheten etc.) och att handlingen enligt särskilda regler kan anses vara inkommen eller upprättad vid universitetet (/myndigheten etc.).

 

Begreppet "förvarad"

Beträffande pappersdokument av skilda slag är det ofta lätt att avgöra när de enligt TF skall anses vara förvarade hos universitetet (/myndigheten etc.). Så snart någon av universitetets anställda har eller kan få fysisk tillgång till dem (vanligen inom universitetets lokaler men även utanför – t.ex. vid hemarbete eller tjänsteresa) kan man i praktiken utgå från att förvaringskravet är uppfyllt. Observera att det saknar betydelse om handlingen i sig är diarieförd eller inte.

 

När det gäller elektroniskt lagrad information kan det ibland vara svårare att avgöra vad som kan anses vara förvarat. Detta gäller särskilt s.k. potentiella handlingar – d.v.s. sammanställningar av olika elektroniska uppgifter som ännu inte finns framtagna i läsbar form. Detta gäller exempelvis för de datasystem av skilda slag som universiteten förfogar över (t ex LADOK ).

 

Med hjälp av lagrad information kan genom speciella körningar särskild information skapas. Vägledande vid en prövning är den s.k. likställighetsprincipen. Denna innebär att det som är tillgängligt för universitetet att göra beträffande "potentiella" handlingar skall också vara tillgängligt för allmänheten. Detta gäller under förutsättning av att den tekniska sammanställningen kan ske genom s.k. rutinbetonade åtgärder.

 

Universitet och högskolor är också skyldiga "att gentemot en enskild person, i förekommande fall, dels kunna anpassa tillgängliga standardprogram och göra nödvändiga bearbetningar av data som kan vara uppdelat i skilda register, dels framställa nya datorprogram – om detta kan ske genom en enkel arbetsinsats och utan nämnvärda kostnader".

När det gäller elektroniskt lagrad information kan det i vissa fall dock vara förbjudet att ta fram "potentiella" handlingar som direkt eller indirekt kan knytas till en person – även om det skulle kunna göras genom rutinmässiga åtgärder (jämför med PuL ).

 

Begreppet "inkommen"

En handling är inkommen när den anlänt till universitetets lokaler eller på annat sätt tagits emot av behörig person (även om mottagandet sker utanför universitetet – t.ex. vid deltagandet i ett projektmöte på annan ort). TF gör ingen skillnad på pappersbunden information och elektronisk information. Det saknar också betydelse om handlingen är diarieförd eller inte.

 

Angår den inkomna handlingen verksamheten vid universitetet är det en allmän handling, trots att den kan ha adresserats till en bestämd person. Avsändaren kan självfallet vara vem som helst; en annan myndighet (t.ex. ett annat universitet), ett företag eller en enskild person. Det saknar vidare normalt betydelse om "handlingen", informationen/uppgifterna från avsändarens synpunkt framstår som en färdig produkt eller som ett utkast, förslag eller liknande.

 

Begreppet "upprättad"

I TF finns många regler om när en handling anses vara upprättad. Principen är att en handling som myndigheten/universitetet själv framställer – blir allmän när den fått sin slutliga utformning.

 

En handling blir normalt upprättad när universitetet skickar iväg/expedierar den (utanför universitetet). Detta gäller vanligen oavsett i vilket skick den befinner sig i – om den är en färdig produkt eller om den enbart utgör ett utkast eller förslag. Ett tentamensresultat blir offentligt antingen då examinator vid tentamensgenomgång meddelar resultat muntligen eller när resultat anslås vid studerandeexpeditionen eller blir tillgängligt via Studentportalen eller distribueras genom e-post.

 

Handlingar som inte skickas iväg – t.ex. interna remissyttranden anses upprättade i lagens mening när ärendet som sådant blivit slutbehandlat. Handlingar som inte hör till något bestämt ärende betraktas som upprättade när de justerats eller färdigställts på annat sätt.

Lagtexter

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Tryckfrihetsförordningen, med Offentlighetsprincipen (1949:105, 2 kap.)


Länktips

Statskontoret, särskilt skriften Offentlighet och IT (pdf)

Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet - en vägledning (utarbetad av Hessling G, Reksten E.)

Webbplatsen har utvecklats med stöd av Internetfonden .SE
Creative Commons-licens