Legala handboken startsida
Följ och gilla oss på Facebook
 

Olika former av sekretess

Det finns tre typer av sekretess, absolut, stark och svag.

 

  • Absolut sekretess betyder att inga uppgifter under några förutsättningar får lämnas ut till andra än de anställda som behöver uppgifterna för att kunna utföra sitt arbete. Detta gäller t.ex. för uppgifter i ännu inte avslutade upphandlingsärenden.
  • Stark sekretess betyder att sekretesskydd gäller i första hand och uppgiften får endast lämnas ut om det står klart att så kan ske utan att visst men eller viss skada uppkommer.
  • Svag sekretess betyder att offentlighet gäller i första hand och uppgiften får endast sekretessbeläggas om det kan antas att visst men eller viss skada kan uppstå.

 

Finns det inte stöd i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) för att hemlighålla en handling så är den offentlig. Observera att även en allmän handling som är hemlig ska diarieföras!

 

Regler med stark sekretess innebär att uppgifterna i de allra flesta fall måste hållas hemliga. Enbart när det står klart att ett utlämnande kan göras utan att någon lider skada eller men, får uppgiften lämnas ut.

 

Stark sekretess gäller t.ex. för uppgifter om anställdas och studenters personliga förhållanden hos personalkonsulent, företagshälsovård, kurator/studievägledare eller hos personal inom Studenthälsan.

 

Regler med svag sekretess innebär att uppgifterna vanligen kan lämnas ut. Endast om man av någon särskild anledning har skäl att anta att skada eller men skulle kunna uppstå, får uppgiften hemlighållas. Svag sekretess kan t.ex. gälla för de inköpsavtal som universitetet tecknat med olika leverantörer.

 

Uppdragssekretess

Beträffande uppdragsverksamhet och även utförande av examensarbeten hos företag samt uppdragsforskning gäller en särskild regel, bestämmelsen om s.k. uppdragssekretess (31 kap. 12 § OSL). Enligt denna bestämmelse gäller sekretess för sådana uppgifter som uppdragsgivaren (oftast företaget) kan antas vilja hålla hemliga. Examensarbeten kan därmed sekretessbeläggas. Uppgifter ur framlagda licentiat- och doktorsavhandlingar är däremot alltid offentliga, d.v.s. en allmän handling.

 

Sekretess till skydd för enskild person

Sekretess till skydd för en viss person gäller inte i förhållande till personen själv. Han eller hon kan dessutom själva efterge sekretessen – helt eller delvis – så att uppgifter får lämnas till en annan enskild eller till en annan myndighet.

Särskild insynsrätt

En part i ett mål eller ärende hos domstol eller annan myndighet (t.ex. Överklagandenämnden för högskolan) har i princip rätt att ta del av alla uppgifter i målet eller ärendet, oberoende av sekretess. Bara i undantagsfall kan något hållas hemligt för en part. Domar och beslut får alltid lämnas till part och är vanligen också offentligt tillgängliga. Även om motiven för en dom undantagsvis kan beläggas med sekretess är alltid domslutet/motsvarande offentligt. Detta gäller även för beslut om disciplinära åtgärder gentemot anställda (Personalansvarsnämnden) respektive studenter (Disciplinnämnden).

 

Prövning av sekretess

Man bör komma ihåg att prövning av om eventuell sekretess faktiskt föreligger är en grannlaga fråga. Det är ofta omständigheterna i det enskilda fallet som slutligen avgör. Frånsett de fall där det råder en stark sekretess ska därför reglerna läsas så att det normala är att betrakta uppgifterna som offentliga.

 

Sekretess mellan myndigheter

Sekretess gäller också mellan myndigheter. Men även här finns ett antal undantagssituationer. Sekretess hindrar t.ex. inte att uppgifter lämnas till en annan myndighet om det finns en föreskrift om detta i lag eller förordning (t.ex. vittnesplikten inför domstol). Sekretess hindrar inte heller att en uppgift lämnas till en annan myndighet som behöver uppgiften, t.ex. för omprövning av ett beslut eller för tillsyn över den myndighet som har uppgiften eller för revision.

 

Dessa undantagsmöjligheter (utöver domstolar och överklagandeinstanser) gäller för universitetens och högskolornas del också i förhållande till Universitetskanslersämbetet (tidigare Högskoleverket) och Riksrevisions- och Ekonomistyrningsverken.

 

Med stöd av den s.k. generalklausulen (10 kap 27 § OSL) kan ett universitet i många fall lämna sekretessbelagda uppgifter till andra myndigheter då intresset av ett utlämnande väger över sekretessens skyddsintresse.

 

Både intern och extern hantering av hemliga uppgifter, framför allt dem som rör enskildas personliga förhållanden, kan underlättas genom att uppgifterna vid utlämnandet helt avidentifieras. Detta kan vara användbart t.ex. i kollegiala sammanhang, där det ofta finns ett legitimt intresse av att utifrån verkliga exempel utveckla arbetssätt och rutiner till gagn för t.ex. pedagogisk utveckling eller utvecklingen av administrativa funktioner.

Lagtexter

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Tryckfrihetsförordningen, med Offentlighetsprincipen (1949:105, 2 kap.)


Länktips

Statskontoret, särskilt skriften Offentlighet och IT (pdf)

Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet - en vägledning (utarbetad av Hessling G, Reksten E.)

Webbplatsen har utvecklats med stöd av Internetfonden .SE
Creative Commons-licens