|
Det finns tre typer av sekretess, absolut, stark
och svag.
- Absolut sekretess betyder att inga
uppgifter under några förutsättningar
får lämnas ut till andra än de anställda
som behöver uppgifterna för att kunna utföra sitt
arbete. Detta gäller t.ex. för uppgifter i ännu
inte avslutade upphandlingsärenden.
- Stark sekretess betyder att
sekretesskydd gäller i första hand
och uppgiften får endast lämnas ut om det står
klart att så kan ske utan att visst men eller viss skada
uppkommer.
- Svag sekretess betyder att offentlighet
gäller i första hand och uppgiften får
endast sekretessbeläggas om det kan antas att visst men eller
viss skada kan uppstå.
Finns det inte stöd i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) för att
hemlighålla en handling så är den offentlig.
Observera att även en allmän handling som är hemlig
ska diarieföras!
Regler med stark sekretess innebär att uppgifterna i de allra
flesta fall måste hållas hemliga. Enbart när det
står klart att ett utlämnande kan göras utan att
någon lider skada eller men, får uppgiften lämnas
ut.
Stark sekretess gäller t.ex. för uppgifter om anställdas
och studenters personliga förhållanden hos personalkonsulent,
företagshälsovård, kurator/studievägledare
eller hos personal inom Studenthälsan.
Regler med svag sekretess innebär att uppgifterna vanligen
kan lämnas ut. Endast om man av någon särskild anledning
har skäl att anta att skada eller men skulle kunna uppstå,
får uppgiften hemlighållas. Svag sekretess kan t.ex.
gälla för de inköpsavtal som universitetet tecknat
med olika leverantörer.
Uppdragssekretess
Beträffande uppdragsverksamhet och även utförande
av examensarbeten hos företag samt uppdragsforskning gäller
en särskild regel, bestämmelsen om s.k. uppdragssekretess
(31 kap. 12 § OSL). Enligt denna bestämmelse gäller sekretess
för sådana uppgifter som uppdragsgivaren (oftast företaget)
kan antas vilja hålla hemliga. Examensarbeten kan därmed
sekretessbeläggas. Uppgifter ur framlagda licentiat- och doktorsavhandlingar
är däremot alltid offentliga, d.v.s. en allmän handling.
Sekretess till skydd för enskild person
Sekretess till skydd för en viss person gäller inte i
förhållande till personen själv. Han eller hon kan
dessutom själva efterge sekretessen – helt eller delvis
– så att uppgifter får lämnas till en annan
enskild eller till en annan myndighet. |
Särskild insynsrätt
En part i ett mål eller ärende hos domstol eller annan
myndighet (t.ex. Överklagandenämnden för högskolan)
har i princip rätt att ta del av alla uppgifter i målet
eller ärendet, oberoende av sekretess. Bara i undantagsfall
kan något hållas hemligt för en part. Domar och
beslut får alltid lämnas till part och är vanligen
också offentligt tillgängliga. Även om motiven för
en dom undantagsvis kan beläggas med sekretess är alltid
domslutet/motsvarande offentligt. Detta gäller även för
beslut om disciplinära åtgärder gentemot anställda
(Personalansvarsnämnden) respektive studenter (Disciplinnämnden).
Prövning av sekretess
Man bör komma ihåg att prövning av om eventuell
sekretess faktiskt föreligger är en grannlaga fråga.
Det är ofta omständigheterna i det enskilda fallet som
slutligen avgör. Frånsett de fall där det råder
en stark sekretess ska därför reglerna läsas så
att det normala är att betrakta uppgifterna som offentliga.
Sekretess mellan myndigheter
Sekretess gäller också mellan myndigheter. Men även
här finns ett antal undantagssituationer. Sekretess hindrar
t.ex. inte att uppgifter lämnas till en annan myndighet om
det finns en föreskrift om detta i lag eller förordning
(t.ex. vittnesplikten inför domstol). Sekretess hindrar inte
heller att en uppgift lämnas till en annan myndighet som behöver
uppgiften, t.ex. för omprövning av ett beslut eller för
tillsyn över den myndighet som har uppgiften eller för
revision.
Dessa undantagsmöjligheter (utöver domstolar och överklagandeinstanser)
gäller för universitetens och högskolornas del också
i förhållande till Universitetskanslersämbetet (tidigare Högskoleverket) och Riksrevisions-
och Ekonomistyrningsverken.
Med stöd av den s.k. generalklausulen (10 kap 27 § OSL) kan ett universitet i många fall lämna
sekretessbelagda uppgifter till andra myndigheter då intresset
av ett utlämnande väger över sekretessens skyddsintresse.
Både intern och extern hantering av hemliga uppgifter, framför
allt dem som rör enskildas personliga förhållanden,
kan underlättas genom att uppgifterna vid utlämnandet
helt avidentifieras. Detta kan vara användbart t.ex. i kollegiala
sammanhang, där det ofta finns ett legitimt intresse av att
utifrån verkliga exempel utveckla arbetssätt och rutiner
till gagn för t.ex. pedagogisk utveckling eller utvecklingen
av administrativa funktioner.
|
