Vad är inte allmän handling?

Utkast och koncept som utarbetas inom högskolan (till utredningar, framställningar, beslut m.m.) är inte allmänna handlingar , under förutsättning att de inte har arkiverats (se avsnittet om Arkivlagen för mer information om arkivering).

Ett utkast till en utredning eller beslut kan för beredning och synpunkter även remitteras till såväl andra myndigheter som enskilda för yttrande, utan att handlingen för den skull blir allmän.

Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar

Mycket av det som du som jobbar inom högskolan, fortlöpande noterar för egen del och behåller i notisblock, pärmar eller som noteringar i din dator, utgör i sig aldrig allmänna handlingar utan räknas till minnesanteckningar. Men, för att ett dokument ska anses vara en "minnesanteckning" i lagens mening får det inte innehålla uppgifter av betydelse för ett ärende. Anteckningar som i praktiken är att jämställa med protokoll, är inte heller minneseanteckningar.

Begreppet "minnesanteckning" ska inte heller blandas samman med begreppet "tjänsteanteckning". En tjänsteanteckning är den skriftliga information som den som är ansvarig för visst ärende själv aktivt tillför ärendet. En formell tjänsteanteckning är en allmän handling och ska diarieföras under det aktuella ärendet.