Legala handboken startsida
Följ och gilla oss på Facebook
 

Vad är inte allmän handling?

Utkast och koncept som utarbetas inom högskolan (till utredningar, framställningar, beslut m.m.) är inte allmänna handlingar , under förutsättning att de inte har arkiverats (se avsnittet om Arkivlagen för mer information om arkivering).

 

Ett utkast till en utredning eller beslut kan för beredning och synpunkter även remitteras till såväl andra myndigheter som enskilda för yttrande, utan att handlingen för den skull blir allmän.

 

Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar

Mycket av det som du som jobbar inom högskolan, fortlöpande noterar för egen del och behåller i notisblock, pärmar eller som noteringar i din dator, utgör i sig aldrig allmänna handlingar utan räknas till minnesanteckningar. Men, för att ett dokument ska anses vara en "minnesanteckning" i lagens mening får det inte innehålla uppgifter av betydelse för ett ärende. Anteckningar som i praktiken är att jämställa med protokoll, är inte heller minneseanteckningar.

 

Begreppet "minnesanteckning" ska inte heller blandas samman med begreppet "tjänsteanteckning". En tjänsteanteckning är den skriftliga information som den som är ansvarig för visst ärende själv aktivt tillför ärendet. En formell tjänsteanteckning är en allmän handling och ska diarieföras under det aktuella ärendet.

Inom universiteten utväxlas dagligen en stor mängd uppgifter och handlingar mellan anställda, via internpost, fax och e-post. Eftersom ett universitet betraktas som en enda sammanhängande myndighet, oavsett uppdelningen i fakulteter, institutioner, administrativa enheter m.m., så medför inte intern kommunikation att uppgifterna blir att betrakta som " inkomna " eller "upprättade". I stället gäller huvudregeln att sådana uppgifter inte är allmänna förrän frågan blivit slutbehandlad av behörigt organ eller behörig tjänsteman.

 

Även om offentlighetsprincipen inte gäller för nämnda handlingar, hindrar det inte att utlämnande av sådana uppgifter ändå kan ske i många fall, under förutsättning att universitetet därmed inte bryter mot någon sekretessregel.

 

Om däremot ovan beskrivna handlingar sänds iväg utanför universitetet, t.ex. till andra universitet eller något av universitetets bolag (t.ex. universitetets holdingbolag), anses de dock vara expedierade och blir då att betrakta som allmänna handlingar.

Lagtexter

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Tryckfrihetsförordningen, med Offentlighetsprincipen (1949:105, 2 kap.)


Länktips

Statskontoret, särskilt skriften Offentlighet och IT (pdf)

Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet - en vägledning (utarbetad av Hessling G, Reksten E.)

Webbplatsen har utvecklats med stöd av Internetfonden .SE
Creative Commons-licens