Regler för registrering
I offentlighets- och sekretesslagen (OSL) finns bestämmelser om registrering
av allmänna handlingar. Enligt den ska allmänna handlingar
registreras utan dröjsmål när de inkommit till eller
har upprättats hos myndigheten. Den normala registreringsmetoden
för ärenden är diarieföring. Handlingar kan dock registreras på ett annat sätt, om de hålls ordnade så att det framgår vad det är för handling, vem som är avsändare/mottagare och när de har kommit in/skickats iväg. Exempel för detta är:
- Studieadministrativa handlingar – som registreras i LADOK.
- Fakturor – som registreras i ett ekonomiredovisningssystem, t.ex. AGRESSO.
- Protokoll från styrelser och råd – som arkiveras
i kronologisk ordning.
- Personaladminstrativa ärenden– som oftast hålls
i särskilda register i alfabetisk ordning.
Handlingar som är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver inte diarieföras/registreras (5 kap 1 § OSL). Exempel för detta omfattar:
- inbjudningar till konferenser och kurser
- reklamtryck och broschyrer
Se även Lunds universitet om vanliga frågor vid diarieföring. |
Rutiner för diarieföring
Diarieföring är inte endast ett verktyg för att
uppfylla offentlighetsprincipens krav. Ärenden diarieförs
också för att skapa en snabbare och säkrare informationshantering
inom universitetet. Därför diarieförs ofta även
interna ärenden där handlingarna ännu inte blivit
allmänna.
Diarieföringen i sig skapar heller inte allmän handling.
Att ärendet finns blir visserligen en offentlig uppgift. Högskolan
behöver däremot inte lämna ut de interna handlingarna
i ärendet innan ärendet är avslutat.
Registrering av handlingar – den anställdes
ansvar
De flesta anställda inom universitet och högskola skriver
själva sina skrivelser, manuskript och rapporter. Det är
också den anställdes ansvar att se till att alla handlingar
i ett ärende registreras. Utgående handlingar ska alltid
ges ett diarienummer innan de skickas ut. Är det ett nytt ärende
måste registrator kontaktas. Det är därför
viktigt att varje anställd ser till att alla handlingar som
skall diarieföras passerar registrator. Originalhandlingarna
bör normalt samlas hos registrator. På så sätt
finns ärendena tillgängliga även när den som
handlägger ärendet är borta från arbetsplatsen.
|
