Legala handboken startsida
Följ och gilla oss på Facebook
 

Registrering och diarieföring

Regler för registrering

I offentlighets- och sekretesslagen (OSL) finns bestämmelser om registrering av allmänna handlingar. Enligt den ska allmänna handlingar registreras utan dröjsmål när de inkommit till eller har upprättats hos myndigheten. Den normala registreringsmetoden för ärenden är diarieföring. Handlingar kan dock registreras på ett annat sätt, om de hålls ordnade så att det framgår vad det är för handling, vem som är avsändare/mottagare och när de har kommit in/skickats iväg. Exempel för detta är:

  • Studieadministrativa handlingar – som registreras i LADOK.
  • Fakturor – som registreras i ett ekonomiredovisningssystem, t.ex. AGRESSO.
  • Protokoll från styrelser och råd – som arkiveras i kronologisk ordning.
  • Personaladminstrativa ärenden– som oftast hålls i särskilda register i alfabetisk ordning.

 

Handlingar som är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver inte diarieföras/registreras (5 kap 1 § OSL). Exempel för detta omfattar:

  • inbjudningar till konferenser och kurser
  • reklamtryck och broschyrer

 

Se även FAQ hos Lunds universitet om diarieföring: FAQ - Arkiv och registratur.

Rutiner för diarieföring

Diarieföring är inte endast ett verktyg för att uppfylla offentlighetsprincipens krav. Ärenden diarieförs också för att skapa en snabbare och säkrare informationshantering inom universitetet. Därför diarieförs ofta även interna ärenden där handlingarna ännu inte blivit allmänna.

 

Diarieföringen i sig skapar heller inte allmän handling. Att ärendet finns blir visserligen en offentlig uppgift. Högskolan behöver däremot inte lämna ut de interna handlingarna i ärendet innan ärendet är avslutat.

 

Registrering av handlingar – den anställdes ansvar

De flesta anställda inom universitet och högskola skriver själva sina skrivelser, manuskript och rapporter. Det är också den anställdes ansvar att se till att alla handlingar i ett ärende registreras. Utgående handlingar ska alltid ges ett diarienummer innan de skickas ut. Är det ett nytt ärende måste registrator kontaktas. Det är därför viktigt att varje anställd ser till att alla handlingar som skall diarieföras passerar registrator. Originalhandlingarna bör normalt samlas hos registrator. På så sätt finns ärendena tillgängliga även när den som handlägger ärendet är borta från arbetsplatsen.

Lagtexter

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Tryckfrihetsförordningen, med Offentlighetsprincipen (1949:105, 2 kap.)


Länktips

Statskontoret, särskilt skriften Offentlighet och IT (pdf)

Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet - en vägledning (utarbetad av Hessling G, Reksten E.)

Webbplatsen har utvecklats med stöd av Internetfonden .SE
Creative Commons-licens