Särskilt om e-post

En ökande del av kommunikationen med omvärlden sker idag via elektronisk post. Detta lägger ett stort ansvar på varje anställd. Varje dygn överförs tusentals elektroniska brev till och från, och även inom universitet och högskolor. Det är viktigt att veta att detta är en del av myndighetens skriftliga kommunikation och att även elektroniska brev omfattas av offentlighetsprincipen.

Nästan all e-post måste sparas

Alla anställda som använder e-post måste veta vilket ansvar det innebär att skicka och ta emot elektroniska brev. Att du har en personlig e-postadress betyder inte att din brevlåda är privat utan att du tilldelats en e-postadress för att kunna sköta ditt arbete (inte din privata korrespondens).

Varje anställd vid ett universitet eller en högskola måste därför kunna hantera och skilja ut allmänna handlingar ifrån sin e-post (och vanliga post) och vid behov lämna ut dessa. Vidare måste sekretessbelagda uppgifter kunna hållas åtskilda från sådana som är offentliga.

E-post som går direkt till din brevlåda, och som är av den karaktären att den ska diarieföras, ska därför alltid vidarebefordras till registrator. Antingen via e-post eller genom att brevet tas ut på papper och överlämnas registrator. För diarieföring av den elektroniska posten gäller samma regler som för diarieföring av traditionell brevväxling.