Svar
Faktum är att den som är anställd vid en myndighet
egentligen inte får kasta sin e-post. Inte ens "skräppost"
utan att det finns ett gallringsbeslut om detta.
Handlingar som inkommer till eller upprättas hos en
myndighet och förvaras där utgör allmänna
handlingar oberoende av vilken form handlingarna har. Tryckfrihetsförordningens
regler om allmänna handlingar gäller därför
även e-post och telefax.
För att den som önskar ska kunna ta del av allmänna
handlingar enligt offentlighetsprincipen måste det vara
möjligt att se vilka handlingar som finns hos en myndighet.
Enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslag skall en allmän
handling som kommit in till eller upprättats på
en myndighet registreras utan dröjsmål om det inte
är uppenbart att den är av ringa betydelse för
myndighetens verksamhet.
Exempel på handlingar av ringa betydelse är tidningar,
reklam, kursinbjudningar, cirkulär, anonyma skrivelser
med meningslöst eller obegripligt innehåll, kallelser
till träffar, svar på enkla förfrågningar,
meddelanden om önskad tid för möte m.fl. handlingar
av liknande karaktär. Det enklaste är att skriva
ut och/eller gallra dem ganska omgående, med stöd
av högskolans gallringsregler i de lokala arkivföreskrifterna.
Vill du kan du istället spara inkommande och utgående
post i kronologisk ordning i en pärm. Huvudsaken är
att de är lätta att hitta.
Allmänna handlingar av vikt ska alltid diarieföras,
oavsett medium. Är du osäker fråga arkivansvarig.
De fackliga handlingar du får som ombudsman är
inte allmän handling och behöver därför
inte diarieföras.
|
