Legala handboken startsida
Följ och gilla oss på Facebook
 

Arkivering av inspelat material

Fråga

Hur ska inspelat material från högskolans föreläsningar, telebildsändningar, webbmöten och videokonferenser arkiveras?

 

Vilka lagar reglerar för arkivering av videoband finns det och vad säger de?

Svar

En myndighets arkiv bildas av verksamhetens allmänna handlingar. Vad som ska arkiveras och hur det ska göras regleras i Arkivlagen (se 3 § arkivlagen, jfr TF 2:3).

 

Det har ingen betydelse om det gäller dokument i pappersform eller en upptagning som bara kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Arkivlagen gäller därför även inspelat material från högskolans telebildsändningar.

 

Enligt huvudregeln ska allmänna handlingar registreras utan dröjsmål (5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslag). Det betyder att inspelningarna ska diarieföras så snart de gjorts.

 

Offentliga allmänna handlingar, d.v.s. sådana som inte innehåller sekretessbelagda uppgifter, kan istället hållas så ordnade att det utan svårighet går att fastställa dess inkommande respektive upprättande. Därför kan det räcka med att göra en anteckning som visar när programmen sändes respektive spelades in direkt på bandet, och sedan upprätta en lista över vilka band som finns och var och skicka den till diariet.

 

Behovet av beständighet för att bl.a. kunna tillgodose framtida insynskrav, innebär vidare att myndigheten vid framställning av handlingar ska använda material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Telebildsändningar ska inte lagras på ett medium som åldras för snabbt (jämför med data på gamla skivminnen). Jörgen Andersson, universitetsarkivarie vid Lunds universitet, rekommenderar t.ex. MPEG-1 och MPEG-2 som arkivformat för video. För ljud har MP3 fått en marknadsledande ställning och rekommenderas därför som arkivformat.

 

Statliga myndigheter får inte gallra allmänna handlingar utan stöd i särskild författning eller gallringsbeslut. Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Det betyder att du behöver ett gallringsbeslut för att kunna förstöra, t.ex. spela över ett videoband, om det är en allmän handling.

 

Gallring kan i digitala sammanhang uppstå genom att materialet överförs till en annan databärare, om detta innebär att informationen inte längre går att sammanställa eller söka i på samma sätt eller om möjligheter att fastställa informationens autenticitet försvinner.

Referenser

Arkivlagen (1990:782)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)


Anknytande rättsområden

Personuppgifter

Offentlighet och sekretess


Länktips

Riksarkivet

Statskontoret, särskilt skriften Offentlighet och IT (pdf)

E-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier (pdf)

Elektroniska handlingar och elektronisk dokumenthantering av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, se även:

UniPoll AB, legalahandboken@unipoll.se
Senast uppdaterad:

Friskrivningsklausul
Webbplatsen har utvecklats med stöd av Internetfonden Internetstiftelsen i Sverige
Creative Commons-licens