Svar
En myndighets arkiv bildas av verksamhetens allmänna
handlingar. Vad som ska arkiveras och hur det ska göras
regleras i Arkivlagen (se 3 § arkivlagen, jfr TF 2:3).
Det har ingen betydelse om det gäller dokument i pappersform
eller en upptagning som bara kan läsas, avlyssnas eller
på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel.
Arkivlagen gäller därför även inspelat
material från högskolans telebildsändningar.
Enligt huvudregeln ska allmänna handlingar registreras
utan dröjsmål (5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslag). Det betyder
att inspelningarna ska diarieföras så snart de
gjorts.
Offentliga allmänna handlingar, d.v.s. sådana som
inte innehåller sekretessbelagda uppgifter, kan istället
hållas så ordnade att det utan svårighet
går att fastställa dess inkommande respektive upprättande.
Därför kan det räcka med att göra en anteckning
som visar när programmen sändes respektive spelades
in direkt på bandet, och sedan upprätta en lista
över vilka band som finns och var och skicka den till
diariet.
Behovet av beständighet för att bl.a. kunna tillgodose
framtida insynskrav, innebär vidare att myndigheten vid
framställning av handlingar ska använda material
och metoder som är lämpliga med hänsyn till
behovet av arkivbeständighet. Telebildsändningar
ska inte lagras på ett medium som åldras för
snabbt (jämför med data på gamla skivminnen).
Jörgen Andersson, universitetsarkivarie vid Lunds universitet,
rekommenderar t.ex. MPEG-1 och MPEG-2 som arkivformat för
video. För ljud har MP3 fått en marknadsledande
ställning och rekommenderas därför som arkivformat.
Statliga myndigheter får inte gallra allmänna
handlingar utan stöd i särskild författning
eller gallringsbeslut. Med gallring menas att förstöra
allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar.
Det betyder att du behöver ett gallringsbeslut för
att kunna förstöra, t.ex. spela över ett videoband,
om det är en allmän handling.
Gallring kan i digitala sammanhang uppstå genom att
materialet överförs till en annan databärare,
om detta innebär att informationen inte längre går
att sammanställa eller söka i på samma sätt
eller om möjligheter att fastställa informationens
autenticitet försvinner.
|
