Legala handboken startsida
Följ och gilla oss på Facebook
 

Vad får kastas?

För att få kasta handlingar som inte är allmänna (d.v.s. sådana som antingen rör rent privata eller fackliga frågor eller som enbart är minnesanteckningar) krävs inga gallringsbeslut. Institutionen (prefekten) kan också själv besluta om gallring av handlingar som är av "tillfällig och ringa betydelse". Handläggaren, d.v.s. du själv om du är ansvarig för en kurs, får sedan själv bestämma vilka av dessa handlingar som kan rensas bort innan arkivering.

 

Handlingar som innehåller uppgifter som är nödvändiga för att förstå ärendet ska aldrig kastas. Kom ihåg att om en arbetshandling blir arkiverad så övergår den till en allmän handling. Det är därför viktigt att gå igenom och rensa bort sådant som inte måste sparas innan kursdokument och andra uppgifter arkiveras. Detsamma gäller för det material som generas under olika projekt och andra samarbeten, nationellt såväl som internationellt.

Handlingar som inte diarieförs bör gås igenom och arkiveras regelbundet, lämpligen en gång per år. När det exempelvis gäller sådant material som skapas i undervisningen kan detta lämpligen göras direkt efter det att den sista omtentan i en kurs har avslutats och betygen är satta.

 

Om du undrar hur du ska göra i ett enskilt fall är det alltid bäst att ta kontakt med institutionens arkivsamordnare eller universitetsarkivarien för att få råd och hjälp.

Referenser

Arkivlagen (1990:782)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)


Länktips

Riksarkivet

Statskontoret, särskilt skriften Offentlighet och IT (pdf)

E-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier (pdf)

Elektroniska handlingar och elektronisk dokumenthantering av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, se även:

Webbplatsen har utvecklats med stöd av Internetfonden .SE
Creative Commons-licens