Legala handboken startsida
Följ och gilla oss på Facebook
 

Måste innehållet i diskussionsforum och chattar arkiveras?

Fråga

Måste diskussionsinlägg och chattar arkiveras?

 

I så fall hur länge och på vilket sätt (eller är de att betrakta som naturliga delar av undervisningen i en nätkurs)?

 

Svar

Huvudregeln är att myndigheter ska arkivera allmänna handlingar. Med andra ord måste ett lärosäte bevara material som framställs i samband med undervisningen. Information får dock gallras (slängas) under vissa omständigheter om man har ett gallringsbeslut från sin institution eller högskola.

 

Stockholms universitet har, t.ex., beslutat att bevara tentafrågorna, men gallra studentens svar 2 år efter betygsättning om svaren inte har hämtats ut. Se Beslut om bevarande och gallring av examinationsuppgifter vid Stockholms universitet (pdf). Lunds universitet har även en egen dokumenthanteringspolicy.

 

Det är därför viktigt att först kolla vilka lokala arkiverings- eller gallringsbeslut som finns på din högskola. Frågan är sedan om diskussionsinläggen var betygsgrundande eller inte. Om de anses utgöra kommunikation mellan lärare och studenter, kan de nog jämföras med e-post meddelanden.

 

Din högskola ska även ha lokala föreskrifter om vilka delar av undervisningsmaterialet som ska arkiveras särskilt. Delvis ska kursansvarige eller kursadministratör arkivera materialet på papper, delvis ska materialet arkiveras elektroniskt genom att spara filerna. Oftast ska materialet lämnas över till en särskild arkivarie hos högskolan. Åter igen, här gäller de lokala föreskrifterna och beslut. Riksarkivet som ansvarar för arkivering för alla svenska myndigheter har lämnat särskilda föreskrifter endast i enskilda fall, t.ex. RA-MS 2013:1 Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning hos Dans- och cirkushögskolan (pdf).

 

Vad som ska arkiveras och hur det ska göras regleras i arkivlagen (se 3 § arkivlagen, jfr TF 2:3).

 

En myndighets arkiv bildas enligt 3 § arkivlagen (1990:782) av de allmänna handlingarna från verksamheten. Om en myndighet bestämmer sig för att arkivera vissa andra typer av handlingar som normalt annars ej är att betrakta som allmänna, t.ex. minnesanteckningar som inte expedierats, utkast m.m. kommer också de att ingå i arkivet (se TF 2:9).

 

I arkivvården ingår en skyldighet för myndigheten att skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst (6 § 3 p. arkivlagen). Arkivlagens bestämmelser om bevarandekrav m.m. preciseras i arkivförordningen (1991:446) och i verkställighetsföreskrifter utfärdade av Riksarkivet. Det finns särskilda riktlinjer för hur gallring av utbildningsmaterial respektive forskningsmaterial får ske.

 

Statliga myndigheter måste ha uttryckligt stöd i någon författningsbestämmelse eller gallringsbeslut av Riksarkivet för att få gallra allmänna handlingar (10 § arkivlagen). Med gallring förstås att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Gallring kan i digitala sammanhang uppstå genom överföring till en annan databärare, förlust av informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter och förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. En institution kan med andra ord inte ändra på den tekniska plattformen för en nätbaserad utbildning utan att samtidigt riskera gallringseffekter.

 

Eftersom dessa beslut inte uttryckligen tar sikte på arkivering och gallring av allmänna handlingar som hör samman med nätbaserad utbildning bör man på den berörda institutionen resonera med den ansvarige arkivarien om lämpliga förhållningssätt. Man kan vidare finna visst stöd i Riksarkivets gallringsföreskrifter avseende handlingar av s.k. tillfällig eller ringa betydelse (1997:6). En myndighet får nämligen fatta beslut om att gallra sådana handlingar under förutsättning att allmänhetens insynsrätt inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

Referenser

Arkivlagen (1990:782)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)


Anknytande rättsområden

Personuppgifter

Offentlighet och sekretess


Länktips

Riksarkivet

Statskontoret, särskilt skriften Offentlighet och IT (pdf)

E-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier (pdf)

Elektroniska handlingar och elektronisk dokumenthantering av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, se även:

Webbplatsen har utvecklats med stöd av Internetfonden .SE
Creative Commons-licens