Legala handboken startsida
Följ och gilla oss på Facebook
 

Får jag gallra bort e-post i min e-postlåda?

Fråga

Jag är anställd vid en högskola och får dagligen mycket e-post. Nu är min elektroniska brevlåda så full att den snart slutar fungera. IT-ansvarig person har sagt att jag måste göra något åt detta nu. Vad har jag rätt att gallra bort?

 

Kan jag spara min e-post i en pärm istället?

 

Vad gäller för fackliga meddelanden (jag är fackligt ombud)?

 

Svar

Faktum är att den som är anställd vid en myndighet egentligen inte får kasta sin e-post. Inte ens "skräppost" utan att det finns ett gallringsbeslut om detta.

 

Handlingar som inkommer till eller upprättas hos en myndighet och förvaras där utgör allmänna handlingar oberoende av vilken form handlingarna har. Tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar gäller därför även e-post och telefax.

 

För att den som önskar ska kunna ta del av allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen måste det vara möjligt att se vilka handlingar som finns hos en myndighet. Enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslag skall en allmän handling som kommit in till eller upprättats på en myndighet registreras utan dröjsmål om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet.

 

Exempel på handlingar av ringa betydelse är tidningar, reklam, kursinbjudningar, cirkulär, anonyma skrivelser med meningslöst eller obegripligt innehåll, kallelser till träffar, svar på enkla förfrågningar, meddelanden om önskad tid för möte m.fl. handlingar av liknande karaktär. Det enklaste är att skriva ut och/eller gallra dem ganska omgående, med stöd av högskolans gallringsregler i de lokala arkivföreskrifterna.

 

Vill du kan du istället spara inkommande och utgående post i kronologisk ordning i en pärm. Huvudsaken är att de är lätta att hitta.

 

Allmänna handlingar av vikt ska alltid diarieföras, oavsett medium. Är du osäker fråga arkivansvarig.

 

De fackliga handlingar du får som ombudsman är inte allmän handling och behöver därför inte diarieföras.

Referenser

Arkivlagen (1990:782)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)


Anknytande rättsområden

Personuppgifter

Offentlighet och sekretess


Länktips

Riksarkivet

Statskontoret, särskilt skriften Offentlighet och IT (pdf)

E-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier (pdf)

Elektroniska handlingar och elektronisk dokumenthantering av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, se även:

Webbplatsen har utvecklats med stöd av Internetfonden .SE
Creative Commons-licens