Legala handboken startsida
Följ och gilla oss på Facebook
 

Arkivering och gallring av kursmaterial

Fråga

Under en nätbaserad utbildning skapas en stor mängd digitalt material, både av lärare och studenter.

 

När kursen är slut, vad har jag rätt att gallra och vad måste sparas?

 

Svar

Din högskola har lokala föreskrifter om vilka delar av undervisningsmaterialet som ska arkiveras och vilka som ska gallras. Delvis ska kursansvarige eller kursadministratör arkivera materialet på papper, delvis ska materialet arkiveras elektroniskt genom att spara filerna. Oftast ska materialet lämnas över till en särskild arkivarie hos högskolan. Vissa delar av materialet får gallras.

 

Principiellt måste statliga myndigheter ha uttryckligt stöd i någon författningsbestämmelse eller gallringsbeslut av Riksarkivet för att få gallra allmänna handlingar (10 § arkivlagen). Med gallring förstås att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar.

 

Gallring kan i digitala sammanhang uppstå genom överföring till en annan databärare, förlust av informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter och förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet.

 

En institution kan med andra ord inte ändra på den tekniska plattformen för en nätbaserad utbildning utan att samtidigt riskera gallringseffekter.

 

Eftersom dessa beslut inte uttryckligen tar sikte på arkivering och gallring av allmänna handlingar som hör samman med nätbaserad utbildning bör man på den berörda institutionen resonera med den ansvarige arkivarien om lämpliga förhållningssätt.

 

Man kan vidare finna visst stöd i Riksarkivets gallringsföreskrifter avseende handlingar av s.k. tillfällig eller ringa betydelse (1997:6). En myndighet får nämligen fatta beslut om att gallra sådana handlingar under förutsättning att allmänhetens insynsrätt inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

Referenser

Arkivlagen (1990:782)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)


Anknytande rättsområden

Personuppgifter

Offentlighet och sekretess


Länktips

Riksarkivet

Statskontoret, särskilt skriften Offentlighet och IT (pdf)

E-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier (pdf)

Elektroniska handlingar och elektronisk dokumenthantering av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, se även:

UniPoll AB, legalahandboken@unipoll.se
Senast uppdaterad:

Friskrivningsklausul
Webbplatsen har utvecklats med stöd av Internetfonden Internetstiftelsen i Sverige
Creative Commons-licens